Assinatura digital de arquivos


A assinatura digital de arquivos permite utilizar certificados digitais compatíveis com o ICP-Brasil para atestar a autenticidade do arquivo, uma vez que o Orquestra ECM consegue distinguir uma assinatura válida de uma assinatura inválida, além de alertar quando essa verificação não pôde ser realizada. Ao final do processo, você terá um arquivo no formato PDF, assinado.

Atenção! Ao visualizar no Adobe Reader um documento assinado, o mesmo pode não reconhecer o certificado-raiz ICP-Brasil como confiável, informando que alguma assinatura apresenta problemas. Para corrigir esse defeito do Adobe, siga este procedimento.

Para obter mais detalhes sobre a assinatura de arquivos Microsoft Office verifique os tópicos abaixo:


O que é necessário para assinar um arquivo?

Para assinar um arquivo digitalmente é necessário que:

  1. O módulo de Integração com o desktop esteja instalado (clique aqui para maiores informações sobre a instalação);
  2. O System tray do módulo de Integração com o desktop esteja em execução (clique aqui para maiores informações sobre a execução do System Tray);
  3. Possuir um certificado digital compatível com ICP-Brasil, dentro do prazo de validade.

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Como efetuar a assinatura de arquivos

É possível assinar arquivos das seguintes formas:


Assinar arquivos utilizando o módulo de Edição

Através do módulo de Edição é possível efetuar a assinatura de arquivos. Para isso escolha a opção Assinar que aparece no menu superior.

Atenção! Apenas o arquivo que estiver sendo exibido no visualizador será carregado para assinatura, desde que o mesmo esteja em um formato suportado.
Acesso à funcionalidade pelo módulo de Edição

Assinar arquivos utilizando o módulo de Visualização

Também é possível assinar documentos diretamente pelo módulo de Visualização. Clique na opção Assinar que aparece no menu superior.

Atenção! Apenas o arquivo que estiver sendo exibido no visualizador será carregado para assinatura, desde que o mesmo esteja em um formato suportado.
Acesso à funcionalidade pelo módulo de Visualização

Assinar arquivos utilizando o módulo de Meus Documentos

A visualização de um arquivo no módulo de Meus Documentos também permite efetuar a sua assinatura. A funcionalidade está disponível na barra de ferramentas na parte superior direita, conforme imagem abaixo.

Acesso à funcionalidade visualizando um arquivo armazenado no módulo de Meus Documentos

Assinar arquivos utilizando o serviço de Conversão

É possível efetuar a assinatura de arquivos utilizando diretamente o serviço de Conversão, assim, sempre que o arquivo for convertido para o formato PDF será automaticamente assinado com um determinado certificado utilizado na configuração.

A configuração para este tipo de assinatura deve ser realizada por administradores da ferramenta e o procedimento está descrito nesta página.

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Como assinar arquivos?

Independentemente da forma como a funcionalidade de assinatura de arquivos é acessada, o procedimento para assinatura é igual.

Após selecionar a opção Assinar arquivo será carregada uma tela para seleção do certificado que será usado na assinatura:

Atenção! É necessário que o usuário tenha instalado em sua máquina o arquivo .pfx do certificado.
Exibição dos certificados instalados no computador

Após selecionar o certificado, o arquivo será assinado e convertido para PDF, sendo apresentado automaticamente no visualizador do Orquestra ECM, juntamente com a mensagem de validação da assinatura.

Arquivo assinado

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Verificando as assinaturas de um arquivo

Ao visualizar ou editar um arquivo, é possível verificar se o mesmo está assinado e se a assinatura é válida. Isso é feito por meio de uma mensagem apresentada na parte inferior do visualizador do arquivo, conforme as seguintes situações:

  • Nenhuma mensagem exibida: o arquivo não está assinado ou a funcionalidade de assinatura não está habilitada no servidor.

Mensagem de arquivo assinado não é exibido no cabeçalho do módulo

  • Assinatura válida: todas as assinaturas do arquivo são consideradas válidas (emitidas pelo ICP-Brasil).
Mensagem de assinatura válida

  • Assinatura não pôde ser validada: alguma assinatura presente no arquivo não pôde ser validada no momento da visualização. Isso pode ocorrer por falta de conexão com a internet, por exemplo, impedindo que o sistema acesse a URL do órgão certificador.
Mensagem de assinatura que não pôde ser validada

  • Assinatura inválida: alguma assinatura presente no arquivo é inválida (está expirada ou não foi emitida pelo ICP-Brasil) ou o documento sofreu alguma alteração após a última assinatura.
Mensagem de assinatura revogada

Mensagem de assinatura inválida

Ao clicar na mensagem será carregado um modal com detalhes sobre todas as assinaturas realizadas no arquivo.  

Assinaturas realizadas em um arquivo

Além disso, também é possível efetuar o download para visualizar mais detalhes de cada certificado utilizado nas assinaturas. Para isso, clique no ícone de download que se encontra no final da linha de cada assinatura.

Informações sobre uma das assinaturas do arquivo

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Armazenamento de arquivos assinados

Ao assinar um arquivo, é possível selecionar entre:

Para ambos os casos, é necessário que o usuário possua a permissão de acesso correspondente.

Assinar arquivo, efetuando a sua substituição

Ao assinar um arquivo, o antigo arquivo será substituído pelo novo.


Assinar arquivo, efetuando seu versionamento

Ao assinar um arquivo, será criada uma nova versão do mesmo; assim, o histórico de assinaturas ou modificações será mantido.

Para visualizar o histórico de versões basta clicar no número da versão corrente e selecionar a versão que deseja visualizar. Logo após será exibido o(s) arquivo(s) referente(s) à versão selecionada.

Versionamento de arquivo assinado

Permitir que o usuário escolha entre a permissão de substituição ou versionamento

É possível conceder ao usuário ambas as permissões de substituição e versionamento. Assim, no momento em que o usuário acessa a funcionalidade de assinatura de arquivos, será exibido um modal para escolha de como as alterações realizadas no arquivo serão armazenadas.

Modal exibido para que o usuário escolha como o arquivo será salvo

Sempre quando ocorre a assinatura de um arquivo, o log do evento é registrado dentro do próprio histórico do documento, como também no relatório de Auditoria.

Auditoria realizada no documento

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Formatos de arquivos suportados

Os formatos de arquivos que podem ser assinados no Orquestra ECM são:

  • Documentos
    • .pdf
  • Documento do Microsoft Office
    • Word
      • .doc
      • .docx
      • .rtf
      • .odt
    • Excel
      • .xls
      • .xlsb
      • .xlsx
      • .ods
    • PowerPoint
      • .ppt
      • .pptx
      • .odp
  • Imagens
    • .bmp
    • .dib
    • .gif
    • .jpg
    • .jpeg
    • .jpe
    • .jfif
    • .png
    • .wmf
    • .tif
    • .tiff
  • Arquivos de texto
    • .txt
    • .html (página web)
    • .htm (página web)
  • Microsoft Works
    • .wps
    • .wpd

Atenção! Após serem assinados, os arquivos serão convertidos para o formato PDF (esse processo acontece automaticamente).

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Não consigo assinar arquivos

Encontrou alguma dificuldade na assinatura de arquivos? Verifique se os procedimentos abaixo podem ajudá-lo:


Caso ainda tenha alguma dúvida, efetue uma busca em nosso portal de documentação ou entre em contato com o administrador do sistema ou com nosso Suporte.

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